Formalności przed wyjazdem

Zasady dotyczące wyjazdów zagranicznych reguluje Zarządzenie nr 134 Rektora UR z dnia z dnia 28 maja 2025 r.

Pracownicy, osoby zatrudnione w UR na podstawie umowy cywilno-prawnej oraz doktoranci kształcący się w szkołach doktorskich zobligowani są do składania wniosków wyjazdowych wyłącznie za pośrednictwem Elektronicznego Obiegu Dokumentów, zwanego dalej EOD, umieszczając:

1. Dane osobowe i koszty:
Imię i nazwisko delegowanej osoby, Stanowisko służbowe, Reprezentowana jednostka, Szacowane koszty wyjazdu.
2. Miejsce delegacji:
Miejscowość, do której udaje się pracownik, Dokładny adres i nazwa instytucji.
3. Cel wyjazdu:
Szczegółowe określenie celu wyjazdu (dydaktyczny, naukowy), Numer tematu badawczego objętego planem badań, W przypadku konferencji – temat konferencji i ewentualnie załączony program.
4. Reprezentacja i przychód:
Informacja, kogo reprezentuje (osobiście czy uczelnię), Czy został zaproszony personalnie, Czy osiąga przychód z tytułu wyjazdu (jaki?).
5. Środek lokomocji:
Przysługujący środek transportu.
6. Finanse:
Źródło finansowania, Limit przyznanych środków, Informacje o pobranych zaliczkach.

Zasady dotyczące podróży służbowych:

Polecenia wyjazdu służbowego zarejestrowane w systemie EOD po dacie rozpoczęcia podróży służbowej nie będą rozliczane. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, środek lokomocji (samolot, autobus, bus, samochód, pociąg pospieszny, klasa, miejsce sypialne, rodzaj biletu – normalny, ulgowy itp.) oraz cel podróży służbowej akceptuje w poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca (delegujący). Przy określeniu środka lokomocji pracodawca zobowiązany jest kierować się zasadami celowości i gospodarności. Pracownik nie może samowolnie zmienić środka lokomocji określonego w poleceniu wyjazdu służbowego. Do zmiany środka transportu wymagana jest zgoda pracodawcy wyrażona przed odbyciem podróży służbowej. W przypadku dokonania samowolnych zmian koszty podróży nie będą rozliczane. Pracodawca może zwrócić koszty przejazdu jedynie na podstawie zaakceptowanego przez Rektora oświadczenia pracownika, jeżeli zmiana środka transportu nastąpiła z uzasadnionych przyczyn, np. odwołania lub awarii pociągu, co uniemożliwiłoby dojazd do miejsca delegowania w koniecznym terminie.

Procedura akceptacji:

Prawidłowo wypełnione w systemie EOD przez delegowanego pracownika polecenie wyjazdu służbowego należy przesłać do akceptacji przełożonego w celu weryfikacji wniosku, a następnie do dysponenta środków.

Podróże zagraniczne:

Pracownik wyjeżdżający w zagraniczną podróż służbową zobowiązany jest do pozyskania przed wyjazdem Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) uprawniającej do bezpłatnego korzystania z podstawowej opieki medycznej w krajach Unii Europejskiej. Indywidualnie wykupione polisy nie podlegają rozliczeniu.

Ostateczny termin złożenia wniosku przez osobę wyjeżdżającą to dzień przed rozpoczęciem podróży. Nie ma konieczności drukowania elektronicznej wersji wniosku wyjazdowego. Wszystkie faktury związane z wyjazdem mogą zostać wprowadzone do systemu po powrocie z wyjazdu służbowego.

W celu otrzymania zaliczki przed wyjazdem wniosek należy złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem (min. 10 dni).

Zaliczka z tytułu zagranicznej podróży służbowej wypłacana jest w walucie polskiej.

Uniwersyteckie Centrum Informatyzacji

tel.: +48 17 872 10 54

e-mail: uci@ur.edu.pl

mgr inż. Grzegorz Kiecana pokój 206, Budynek A0 B4, ul. prof. Stanisława Pigonia 1, 35-310 Rzeszów  

tel.: +48 17 872 14 90

e-mail: gkiecana@ur.edu.pl

w zakresie aplikowania o wyjazd oraz w zakresie rozliczania wyjazdu:

mgr Anna Pikus

tel.: +48 17 872 13 56

e-mail: apikus@ur.edu.pl / dwm@ur.edu.pl

Dział Współpracy Międzynarodowej

mjr. Wacława Kopisto 2A, 35-959 Rzeszów, Budynek A2, pokoje nr 100

Kierownik Działu

mgr Artur Kuliński

tel.: +48 17 872 13 71

e-mail: akulinski@ur.edu.pl

Osoby, które złożyły wniosek wyjazdowy za pośrednictwem Elektronicznego Obiegu Dokumentów i został on zaakceptowany przez przełożonego proszone są o:

wysłanie maila do Działu Współpracy Międzynarodowej dwm@ur.edu.pl z informacją o nieodbyciu podróży. Wówczas status wniosku w EOD zostanie zmieniony na "Odrzucone delegacje zagraniczne". W przypadku pobrania zaliczki przed wyjazdem, należy zamieścić komentarz przed rozliczenieniem nieodbytej podróży służbowej, przedstawiając powód, zwrócić pobraną zaliczkę na konto, z którego przekazano zaliczkę, można dołączyć potwierdzenie zwrotu, następnie przekazać delegację do rozliczenia/weryfikacji.

Osoby, które złożyły wniosek wyjazdowy za pośrednictwem EOD i został on zaakceptowany, proszone są o dokonanie zmiany przy rozliczeniu wyjazdu, uzupełniając pole: Rozliczenie delegacji  

Zmiana ta nie generuje modyfikacji finansowych, dotyczy jedynie dat rozpoczęcia lub zakończenia podróży.

Rezerwacji i zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych i na prom, związanych z wyjazdami zagranicznymi dokonuje indywidualnie wyjeżdżający u dowolnego przewoźnika lub pośrednika świadczącego usługi sprzedaży biletów.  

Koszty biletu muszą zostać uwzględnione w złożonym nie później niż w terminie 10 dni przed wyjazdem wniosku wyjazdowym

Płatność za zakup biletów na wyjazdy zagraniczne może nastąpić:

1. przelewem na podstawie faktury, faktury pro forma lub wniosku o dokonanie przedpłaty,
2. z zaliczki wypłaconej wyjeżdżającemu, zaakceptowanej we wniosku wyjazdowym,
3. służbową kartą płatniczą debetową UR
4. dopuszcza się płatność ze środków własnych wyjeżdżającego do zwrotu przez Uczelnię; decyzja w zakresie wydatkowania środków własnych należy do osoby realizującej zakup;

Wyjeżdżający ponosi pełną odpowiedzialność za podróż i w razie konieczności samodzielnie dokonuje zmian, kontaktując się bezpośrednio z przewoźnikiem.

W przypadku wybrania wypłaty zaliczki w formie przelewu na zakup biletów (lotniczych, kolejowych, autokarowych, na prom lub pozostałych świadczeń związanych z wyjazdem) środki zostaną przekazane na konto wyjeżdżającego po akceptacji wniosku wyjazdowego przez Dział Finansowy, przed planowaną podróżą, w terminie określonym w polu Wypłata zaliczki do dnia, w systemie EOD.

Instrukcje dotyczące składania, akceptacji i rozliczania elektronicznego wniosku wyjazdowego o podróż zagraniczną dostępne po zalogowaniu do systemu EOD TUTAJ

Na pisemny wniosek pracownika w uzasadnionych przypadkach Rektor Uniwersytetu Rzeszowskiego lub osoba upoważniona przez Rektora może wyrazić zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Zwrot kosztów przysługuje za przejazd najkrótszą trasą, w wysokości stanowiącej iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę (która nie może być wyższa niż określona w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27 poz. 271, z późn. zm.).

Osoby odbywające podróż samochodem prywatnym składają wniosek w systemie EOD z wyborem opcji Środek transportu - samochód prywatny.

1. Wniosek winien zawierać uzasadnienie konieczności skorzystania z samochodu prywatnego pracownika. Zwrot kosztów używania samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych przez pracownika następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem (wzór umowy w załączeniu).
2. Pracownik odbywający podróż służbową samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy zobowiązany jest na podstawie art.16 ust.5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzanej po wykonaniu polecenia służbowego przez pracodawcę. Wzór ewidencji stanowi załącznik do niniejszej instrukcji.
3. Podróż służbowa rozpoczyna się i kończy w miejscu zatrudnienia. Za zgodą pracodawcy może rozpocząć się i zakończyć w miejscu zamieszkania, jeżeli odległość do miejsca podróży jest krótsza.
4. Należności z tytułu diet przysługują za czas podróży służbowej, liczone od momentu jej rozpoczęcia (godziny wyjazdu) do momentu jej zakończenia (godziny przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego. Dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi w czasie podróży służbowej zapewniono wyżywienie tj. śniadanie, obiad, kolację. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi, w ramach której zapewniono wyżywienie, kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując: - śniadanie – 25% diety, - obiad – 50% diety, - kolacja - 25% diety.
5. Pracownikowi odbywającemu podróż służbową samochodem prywatnym nie przysługuje zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
6. W przypadku poniesienia opłat parkingowych oraz za przejazd autostradą, należy dołączyć wydruki.

Rozliczenie poniesionych kosztów przejazdu samochodem prywatnym następuje w DWM po powrocie z wyjazdu służbowego.
Pracownikowi podróżującemu własnym samochodem przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu (stawka ustalana jest przez pracodawcę na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów - Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmienieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy). Osobom nie korzystającym w podróżach z ogólnie dostępnych środków komunikacji publicznej, a posiadającym zgodę dysponenta środków finansowych na odbycie podróży samochodem prywatnym nie przysługuje dieta dojazdowa ani pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji lokalnej.

Przed realizacją wyjazdu prosimy o zapoznanie się z aktualną sytuacją w danym kraju i/lub w krajach tranzytowych. Na stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych znajdują się informacje dla podróżujących przygotowane przez polskie placówki dyplomatyczne we współpracy z MSZ.

Ubezpieczenie - najważniejsze informacje przed wyjazdem

Uwaga:

Zgodnie z obowiązującą umową, krajami nieobjętymi umową są: Ukraina, Białoruś i Federacja Rosyjska. Zachodzi konieczność rozpatrzenia zakupu polisy ubezpieczeniowej przed wyjazdem we własnym zakresie.

Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej należy dokonać w terminie do 14 dni od powrotu do kraju.  

Do rozliczenia podróży zagranicznej niezbędne są:

bilety lotnicze, kolejowe, autokarowe, na prom; w przypadku wyjazdów zagranicznych realizowanych w ramach projektów finansowanych ze środków zewnętrznych do rozliczenia podróży należy dołączyć karty pokładowe, jeżeli podróż odbywała się samolotem;faktura/rachunek za usługę hotelową, zawierająca w treści imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej, daty jej pobytu i nazwy kraju docelowego (w przypadku korzystania z pokoju hotelowego z innymi osobami przysługuje zwrot kwoty odpowiadającej ilorazowi ceny noclegu oraz ilości osób korzystających z pokoju wykazanych na rachunku) lub adres UR:

Uniwersytet Rzeszowski
Adres: al. Tadeusza Rejtana 16C
35-959 Rzeszów
NIP: 813-32-38-822

faktura/rachunek za opłatę konferencyjną

DANE DO FAKTURY:
jw. podpisana umowa za wynajem samochodu (jeśli dotycz) wraz z podpisaną ewidencją pojazdu  

Rozliczenia złożonych elektronicznych wniosków wyjazdowych należy dokonać za pośrednictwem systemu EOD i załączyć wskazane powyżej dokumenty.  

W przypadku dokumentów elektronicznych, nie zachodzi konieczność ich dostarczania do DWM, jedynie dołączenia w delegacji, celem rozliczenia faktycznie poniesionych kosztów.

Osoba wyjeżdżająca dokonuje wyliczenia we wniosku wyjazdowym przysługujących jej diet, opłat hotelowych i innych świadczeń (w PLN) DWM sprawdza poprawność podanego we wniosku wyjazdowym wyliczenia.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób: za każdą dobę zagranicznej podróży służbowej przysługuje dieta w pełnej wysokości za niepełną dobę podróży zagranicznej:

• do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety zagranicznej
• ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety zagranicznej
• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości

Przysługujące diety:

Dieta dojazdowa (równa jednej diecie pobytowej). Przysługuje tylko jedna dieta dojazdowa do danego kraju. Nie przysługuje ona osobom podróżującym samochodem.

Diety pobytowe (liczba dni x stawka dzienna).

Dieta pobytowa obejmuje:- śniadanie - 15%,
- obiad - 30%,
- kolacja - 30%,
- inne wydatki - 25%.

W przypadku gdy hotel zapewnia śniadanie, należy dietę pobytową pomniejszyć o 15% x stawka dzienna diety hotelowe (liczba dni x cena/doba)

ryczałt hotelowy (liczba dni x 1/4 limitu hotelowego/doba)

środki komunikacji lokalnej (10% diety pobytowej za każdą rozpoczętą dobę)

Wykaz kwot diet i limitów hotelowych - Załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r.

Tabela kursów Narodowego Banku Polskiego.
Z uwagi na wahania kursów walut należy zawyżyć koszt wyjazdu w PLN o 10%.