UR Conference Welcome Centre
UR Conference Welcome Centre – konferencje jako globalny katalizator umiędzynarodowienia Uniwersytetu Rzeszowskiego
Numer wniosku: BPI/WTP/2024/1/00095
CEL I ZAKRES PROJEKTU:
Projekt "UR Conference Welcome Centre" ma na celu umiędzynarodowienie oraz podniesienie konkurencyjności UR dzięki umożliwieniu zaistnienia UR jako uniwersytetu będącego miejscem/organizatorem międzynarodowych konferencji.
Projekt odpowiada na zidentyfikowane potrzeby poprzez realizację następujących zadań:
1) Szkolenie i certyfikacja PM2 Foundation: Rozwój kompetencji kadry, umożliwi bardziej efektywne zarządzanie projektami konferencyjnymi.
2) Organizacja międzynarodowych konferencji: Cykl konferencji wzmocni pozycję UR, jako aktywnego ośrodka naukowego i umożliwi nawiązanie nowych kontaktów.
3) Virtual/Mobile UR Conference Welcome Centre: zaplanowano rozwój mobilnych miejsc dedykowanych rejestracji i obsłudze międzynarodowych uczestników konferencji. Cyfryzacja materiałów ułatwi obsługę uczestników i dostęp do informacji, co poprawi ich doświadczenie i zwiększy atrakcyjność UR.
4) Newsletter Naukowy UR Conference Welcome Centre: Regularna komunikacja z międzynarodowym środowiskiem organizatorów konferencji naukowych, wzmocni relacje i promocję wydarzeń organizowanych na UR.
5) Opracowanie kompletu spójnych materiałów promocyjno-informacyjnych: Profesjonalne, dostępne, cyfrowe materiały zwiększą efektywność działań promocyjnych oraz widoczność UR na arenie międzynarodowej.
Powyższe zadania bezpośrednio wspierają osiągnięcie celów programu NAWA, przyczyniając się do umiędzynarodowienia i budowania pozycji konkurencyjnej UR na rynku edukacyjnym.
OKRES REALIZACJI PROJEKTU I OCZEKIWANE REZULTATY:
Projekt planowany jest na okres od 1 października 2025 roku do 30 września 2027 roku, co stanowi 24 miesiące intensywnych działań. Ten okres został zaplanowany tak, aby umożliwić skuteczne wdrożenie wszystkich kluczowych działań, od przygotowania kadry i organizacji konferencji, po obsługę międzynarodowych konferencji.
Rezultatem projektu będzie znaczące wzmocnienie konferencyjnej pozycji UR. Dzięki nowym kompetencjom kadry, konferencje będą realizowane zgodnie z najlepszymi standardami zarządzania projektami, co przełoży się na ich wyższą jakość i efektywność. Stworzenie Virtual/Mobile UR Conference Welcome Centre, usprawni obsługę uczestników międzynarodowych, a profesjonalne materiały informacyjne i działania promocyjne zwiększą widoczność UR.
Integralną częścią projektu będzie organizacja cyklu trzech międzynarodowych naukowych konferencji networkingowych, dedykowanych zarządzaniu projektami konferencyjnymi, które posłużą jako platforma do wymiany wiedzy i doświadczeń oraz nawiązywania współpracy z partnerami zagranicznymi. Cykl wydarzeń przyczyni się również do promocji regionu Podkarpacia, jako miejsca konferencji.
Istotnym elementem projektu, będzie także wdrożenie newslettera naukowego, który stanie się regularnym kanałem komunikacji z polską i międzynarodową społecznością akademicką. Dwujęzyczna forma (polska i angielska) oraz cyfrowa dystrybucja, umożliwią dotarcie do szerokiego grona odbiorców, promując organizowane konferencje, wyniki badań oraz dobre praktyki w organizacji wydarzeń.
Finalnie, projekt przyczyni się do wzrostu umiędzynarodowienia uczelni, międzynarodowego networkingu oraz większego zaangażowania regionu Podkarpacia w wymianę wiedzy i innowacji.
Istotne w projekcie są wdrażane zasady zrównoważonego rozwoju, w tym odpowiedzialnej konsumpcji i produkcji. ROZWIĄZANIA PROEKOLOGICZNE to m.in. redukcja śladu węglowego poprzez cyfryzację materiałów, promowanie lokalnych dostawców, edukacja uczestników w zakresie "zielonych konferencji".
Zgodność z POLITYKAMI HORYZONTALNYMI zapewni zastosowanie standardów WCAG w komplecie materiałów informacyjno-promocyjnych oraz zapewnienie dostępności działań dla osób z niepełnosprawnościami.
CELE PROJEKTU I ICH ZGODNOŚĆ Z CELAMI PROGRAMU:
Celem "UR Conference Welcome Centre" jest wykorzystanie potencjału międzynarodowych konferencji naukowych w dalszych działaniach na rzecz umiędzynarodowienia i podniesienia konkurencyjności UR. Cel projektu w pełni koresponduje z celem głównym programu "Welcome to Poland", jakim jest umiędzynarodowienie i podniesienie konkurencyjności polskich instytucji szkolnictwa wyższego i nauki na rynku międzynarodowym poprzez wsparcie ich potencjału do przyjmowania i obsługi osób z zagranicy.
Specyfika projektu uwzględnia realizację wszystkich celów szczegółowych Programu, zrealizowanych poprzez:
1) ROZWINIĘCIE KOMPETENCJI KADRY ADMINISTRACYJNEJ, DYDAKTYCZNEJ I NAUKOWO-BADAWCZEJ. Cel ten zostanie osiągnięty poprzez organizację szkolenia i egzaminu PM2 Foundation" dla kadry UR (25 osób), które umożliwią kadrze UR zdobycie kompetencji w zakresie współpracy z osobami z zagranicy, w tym zarządzania projektami międzynarodowych konferencji naukowych ( zadanie 1, uprawnione działanie 1)
2) ROZWINIĘCIE MIEJSC PRZEZNACZONYCH DO OBSŁUGI WYMIANY MIĘDZYNARODOWEJ ORAZ 3) ZAPEWNIENIE PROFESJONALNEJ OBSŁUGI OSÓB UCZESTNICZĄCYCH W WYMIANIE MIĘDZYNARODOWEJ, W TYM OSÓB ZE SZCZEGÓLNYMI POTRZEBAMI. W ramach projektu zakłada się kontynuację prac istniejącego Welcome Centre (zadanie3, działanie 3 - działania dotychczasowego Welcome Centre znajdującego się w budynku UR, zostaną poszerzone o zadania związane z profesjonalną obsługą Mobile / Virtual UR Conference Welcome Centre). Obsługa uwzględni specyficzne potrzeby osób z zagranicy, w tym osób ze szczególnymi potrzebami (m.in. standard WCAG dystrybuowanych e-materiałów).
4) WYPROMOWANIE UNIWERSYTETU RZESZOWSKIEGO, JAKO MIEJSCA REALIZACJI KSZTAŁCENIA, PROWADZENIA BADAŃ NAUKOWYCH I PRACY DYDAKTYCZNEJ DLA OSÓB Z ZAGRANICY
Cel ten zostanie zrealizowany poprzez synergiczne działania promocyjne i informacyjne, z wykorzystaniem:
- cyklu międzynarodowych konferencji naukowych (3 edycje) - zgodnie z działaniami opisanymi w Zadaniu 2 (organizowanie konferencji międzynarodowych, w celu upowszechniania wyników badań i działalności naukowej;
- Virtual UR Conference Welome Centre z udostępnionym kompletem e-materiałów informacyjnych (wypracowanych w ramach zadania 5, działanie 10) , spisem międzynarodowych konferencji organizowanych na UR, prowadzonym przez osoby z Welcome Centre oraz archiwum cyklicznego miesięcznego newslettera (zadanie4, działanie 9 - zaplanowany newsletter online w wersji pl/ang, stanowi kluczowe działanie służące dotarciu z przekazem informacyjno-promocyjnym do grupy odbiorców działań projektowych, zarówno z Polski jak i z zagranicy);
- Mobile UR Conference Welome Centre, na potrzeby cyklu konferencji UR Networking Conference oraz w trakcie wszystkich konferencji o charakterze międzynarodowym na UR.
Działania te mają na celu kreowanie wizerunku UR, jako dynamicznego i przyjaznego ośrodka akademickiego, który skutecznie wykorzystuje w tym celu potencjał międzynarodowych konferencji naukowych.
GRUPA ODBIORCÓW DZIAŁAŃ PROJEKTOWYCH:
GRUPA: Kadra naukowo-badawcza i kadra dydaktyczna
Pracownicy naukowo-badawczy i dydaktyczni Uniwersytetu Rzeszowskiego stanowią 1426 osób. Ok. 10% wykazuje zainteresowanie organizacją konferencji i wykorzystaniem międzynarodowych wydarzeń, do umiędzynarodowienia uczelni. Udział w szkoleniach, takich jak certyfikacja PM2 Foundation, wyposaży ich w umiejętności zarządzania projektami, w tym międzynarodowymi konferencjami. Dodatkowo, zdobędą doświadczenie poprzez organizację i udział w międzynarodowych wydarzeniach. Kadra wesprze również działania na rzecz zrównoważonego rozwoju konferencji, wdrażając cyfryzację materiałów i redukcję odpadów. Dzięki nabytym kompetencjom, będą skuteczniej integrować się z uczestnikami z różnych środowisk oraz wspierać uczelnię w realizacji strategii umiędzynarodowienia i wdrażania innowacyjnych metod prezentacji.
GRUPA: Kadra administracyjna
Jako grupa docelowa została również zidentyfikowana kadra administracyjna, w szczególności odpowiadająca za organizację i obsługę konferencji (z 854 osób jest to ok. 30 osób: pracownicy Działu Projektów Naukowych, Działu Współpracy Międzynarodowej oraz inni pracownicy zajmujący się organizacją konferencji naukowych (administracja budynków). Dzięki udziałowi w szkoleniach i certyfikacjach, takich jak PM2 Foundation, pracownicy administracyjni zyskają kompetencje w zakresie zarządzania projektami międzynarodowymi i koordynacji działań logistycznych oraz zapewnienie dostępności wydarzeń dla osób z różnymi potrzebami, zgodnie ze standardami WCAG. Docelowo, kadra administracyjna ma w przyszłości aktywnie promować i wspierać wdrażanie zrównoważonych praktyk, takich jak eliminacja jednorazowych druków na rzecz cyfrowych materiałów informacyjnych oraz współpracę z lokalnymi dostawcami usług.
SPOSOBY REKRUTACJI I DOTARCIA (uniwersalne kanały wykorzystywane w kontaktach z przedstawicielami wszystkich grup): Rekrutacja obejmuje komunikację za pośrednictwem wewnętrznych kanałów uczelnianych, takich jak e-maile, strona internetowa oraz dedykowany newsletter naukowy, który będzie regularnie informować o możliwościach udziału w projekcie oraz realizowanych na UR międzynarodowych wydarzeniach.
PROPONOWANE DZIAŁANIA
Szkolenia z metodyki, PM2 Foundation oraz newsletter naukowy, pozwolą na zaspokojenie tych potrzeb. Regularny newsletter dostarczający informacje o bieżących szkoleniach, usprawni komunikację i organizację pracy wszystkich pracowników UR.
ZASADY DOSTĘPNOŚCI
Wszystkie działania projektowe będą dostępne w formie zgodnej z WCAG, aby zapewnić ich dostępność osobom z różnymi potrzebami. Uwaga: z uwagi na przewagę kobiet zajmujących się organizacją konferencji, w obydwu grupach we wskaźnikach dotyczących płci przyjęto proporcje kobiet do mężczyzn 2:1(wskaźnik 1.1,1.2).
EFEKTY (OUTCOMES) REALIZACJI PROJEKTU:
OSIĄGNIĘCIE ŚREDNIO I DŁUGOTERMINOWYCH CELÓW UR W ZAKRESIE UMIĘDZYNARODOWIENIA
Rezultaty projektu, takie jak rozwój Welcome Centre (w tym Virtual i Mobile UR Conference Welcome Centre), organizacja szkoleń oraz wdrożenie profesjonalnych narzędzi obsługi międzynarodowych uczestników, przyczynią się do wzmocnienia pozycji UR, jako instytucji otwartej na współpracę międzynarodową.
Spodziewane efekty obejmują:
- Poprawę jakości obsługi gości zagranicznych podczas konferencji,
- Podniesienie kompetencji zarządczych kadry,
- Stworzenie wirtualnych i mobilnych narzędzi oraz e-materiałów w języku angielskim, ułatwiających dotarcie do międzynarodowego środowiska akademickiego.
Dzięki tym działaniom, UR zyska trwałe mechanizmy wspierające umiędzynarodowienie, co przełoży się na wzrost liczby partnerstw, projektów badawczych i uczestników zagranicznych.
WPŁYW TRWAŁYCH REZULTATÓW NA UR I OTOCZENIE
Projekt wprowadzi trwałe zmiany dla UR i otoczenia:
UR: Wdrożenie standardów obsługi zgodnych z wymaganiami międzynarodowymi (WCAG) oraz rozwój kompetencji kadry (PM2), stworzą fundamenty długofalowego umiędzynarodowienia. Cyfryzacja procesów zmniejszy obciążenie administracyjne i poprawi efektywność zarządzania działaniami promocyjnymi oraz ich ewaluacją.
OTOCZENIE: Zaangażowanie lokalnych dostawców usług okołokonferencyjnych, wzmocni gospodarkę regionu i rozpoznawalność Rzeszowa jako destynacji akademickiej i kongresowej. Dzięki realizacji projektu, społeczność akademicka UR będzie bardziej aktywna w globalnym obiegu naukowym, co zwiększy transfer wiedzy i innowacji.
Projekt odpowiada na kluczowe zidentyfikowane potrzeby, tj.:
1) Promocja UR jako organizatora międzynarodowych konferencji naukowych: Mobile i Virtual UR Conference Welcome Centre, newsletter oraz komplet materiałów promocyjnych w języku angielskim, wzmocnią widoczność uczelni.
2) Utworzenie atrakcyjnych materiałów informacyjno-promocyjnych. Cyfryzacja i ograniczenie druku materiałów wpisują się w polityki horyzontalne i zmniejszają wpływ na środowisko.
3) Wdrożenie wirtualnych i mobilnych punktów obsługi, wyeliminuje bariery organizacyjne i komunikacyjne oraz umożliwi dystrybucję e-materiałów.
4) Szkolenia i certyfikacja PM2 zapoczątkują nową jakość w zarządzaniu projektami konferencyjnymi.
Długofalowe rezultaty projektu stworzą trwałe rozwiązania wspierające umiędzynarodowienie, rozwój kompetencji kadry i infrastruktury, wpływając pozytywnie na rozwój UR oraz otoczenie akademickie.
