Regulamin Konferencji

Regulamin Konferencji

Regulamin I Ogólnopolskiej Konferencji Kół Naukowych „ReceptURa. Przeżyj a nie przetrwaj, czyli jak zadbać o odporność zdrowia psychicznego” organizowanej przez Studenckie Koło Naukowe „MindLab” Uniwersytetu Rzeszowskiego.

§1 Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady organizacji, uczestnictwa, współpracy ze sponsorami oraz procedury sesji posterowej, w tym zgłoszeń, prezentacji i oceny posterów, podczas I Ogólnopolskiej Konferencji Kół Naukowych „ReceptURa, zwanej dalej „Konferencją”.
  2. Organizatorem Konferencji jest Studenckie Koło Naukowe „MindLab”, zwane dalej „Organizatorem”.
  3. Konferencja odbywa się w formie stacjonarnej.
  4. Miejscem wydarzenia jest Budynek A0 Uniwersytetu Rzeszowskiego w Rzeszowie.
  5. Termin Konferencji: 28 maja 2026 r.
  6. Konferencja ma charakter naukowy i edukacyjny oraz odbywa się zgodnie z aktualnym stanem wiedzy psychologicznej i obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami etyki.
  7. Konferencja koncentruje się na zagadnieniach z zakresu psychologii, pedagogiki psychoterapii i seksuologii promując wymianę doświadczeń pomiędzy studentami i młodymi naukowcami z całej Polski.

 

§2 Uczestnicy

  1. Uczestnikami Konferencji mogą być:

a)    Studenci studiów I, II stopnia oraz jednolitych studiów magisterskich kierunków psychologicznych, pedagogicznych i pokrewnych z uczelni w całej Polsce,

b)     Członkowie studenckich kół naukowych,

c)     Młodzi badacze zainteresowani problematyką zdrowia psychicznego,

d)     Osób realizujących projekty naukowe i psychoedukacyjne w środowisku akademickim

e)     Inne osoby zainteresowane tematyką Konferencji

 

2.                 Warunkiem udziału jest:

a)     dokonanie rejestracji za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego

b) zapoznanie się z niniejszym Regulaminem. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy udziału osobom naruszającym przepisy niniejszego Regulaminu, zasady bezpieczeństwa lub etyki akademickiej.

  1. Uczestnikami aktywnymi mogą być Studenci i Młodzi Naukowcy, którzy dokonali rejestracji, spełnili warunki uczestnictwa oraz zgłosili i przedstawili pracę zgodnie z §4 Sesja posterowa i referatowa.
  2. Uczestnikiem biernym może być każda osoba, która spełnia warunki uczestnictwa określone w §2 i nie prezentuje pracy w sesji posterowej.
  3. Termin rejestracji trwa od 20.03.2026 do 17.04.2026.
  4. Liczba miejsc na Konferencji może być ograniczona. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zamknięcia rejestracji po wyczerpaniu limitu miejsc.

 

§3 Sponsorzy i zasady sponsoringu

  1. Sponsorem jest podmiot wspierający Konferencję finansowo lub rzeczowo, działający zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  2. Formy sponsoringu obejmują:

a)     wsparcie finansowe poprzez przekazanie środków pieniężnych na podstawie umowy o darowiznę lub innej dopuszczalnej prawem formy współpracy na rzecz Konferencji organizowanej przez Uniwersytet Rzeszowski,

b)     wsparcie rzeczowe poprzez dostarczenie materiałó lub usług niezbędnych do realizacji Konferencji,

c)     inne formy wsparcia zaakceptowane przez Organizatora.

  1. Sponsorzy mogą promować swoją działalność jedynie w zakresie uzgodnionym z Organizatorem, np. w materiałach konferencyjnych, na roll-upach, w mediach społecznościowych, na stoiskach wystawowych, z poszanowaniem niezależności naukowej Konferencji.
  2. Sponsorzy nie mają wpływu na dobór tematów naukowych, treści merytorycznych ani decyzje dotyczące oceny prac oraz przyznawania nagród.

 

§4 Sesja posterowa i referatowa

4.1. Zasady uczestnictwa i zgłoszeń

  1. Sesja posterowa i referatowa umożliwia prezentację wyników badań naukowych (empirycznych, teoretycznych, eksperymentalnych i klinicznych) oraz prac przeglądowych z zakresu psychologii i nauk pokrewnych.
  2. Każdy uczestnik może zgłosić maksymalnie jeden poster lub referat jako pierwszy autor. Może być współautorem innych prac, zgodnie z zasadami określonymi przez Organizatora.
  3. Zgłoszenie do sesji posterowej i referatowej kończy się wraz z dniem 17.04.2026, oraz odbywa się poprzez:

a)     wypełnienie formularza zgłoszeniowego,

b)     zaznaczenie w nim opcji aktywnego uczestnictwa,

c)     przesłanie abstraktu w języki polskim w formularzu zgłoszeniowym

4.               Warunkiem zakwalifikowania abstraktu do sesji posterowej lub referatowej jest terminowe:

a)     przesłanie kompletnego zgłoszenia,

b)     akceptacja przez Komitet Naukowy i Komitet Organizacyjny

  1. Uczestnik zobowiązany jest do dostarczenia wydrukowanej wersji postera w dniu Konferencji oraz do jego osobistej prezentacji i ewentualnego udzielania odpowiedzi na pytania podczas sesji.

 

4.2. Weryfikacja i akceptacja

  1. Wszystkie zgłoszenia podlegają weryfikacji formalnej i merytorycznej przez Komitet Naukowy.
  2. Kryteria weryfikacji obejmują w szczególności:

a)     zgodność tematyki z profilem Konferencji,

b)     wartość naukową i poprawność metodologiczną,

c)     poprawność językową,

d)     kompletność zgłoszenia oraz zgodność z wytycznymi redakcyjnymi.

  1. Organizator zastrzega sobie prawo odrzucenia zgłoszenia, jeśli poster lub referat nie spełnia wymogów formalnych, merytorycznych lub narusza zasady etyki.

 

4.3. Wymogi techniczne posteru

  1. Dowolny wymiar postara, zalecana orientacja pionowa
  2. Poster powinien zawierać:

a)     tytuł pracy,

b)     imiona i nazwiska autorów oraz afiliacje,

c)     wprowadzenie teoretyczne, cel pracy,

d)     metodologia, procedura badawcza (opis grupy badanej, narzędzi oraz zastosowanych metod i analiz),  

e)     najważniejsze wyniki,

f)      wnioski, implikacje psychologiczne,

g)     niezbędne elementy graficzne (schematy, wykresy, ilustracje) przygotowane z poszanowaniem praw autorskich.

  1. Poster należy dostarczyć:

a)     w wersji elektronicznej w formacie PDF w terminie wskazanym przez Organizatora,

b)     w wersji fizycznej w dniu Konferencji, zgodnie z instrukcjami Organizatora (miejsce i czas ekspozycji).

4.      Uczestnicy zobowiązani są do poszanowania praw autorskich i własności intelektualnej osób trzecich. Materiały przedstawiane w ramach Konferencji muszą być opracowane w całości przez autora/autorkę lub grupę autorską i nie mogą naruszać praw osób trzecich.

  1. Zabrania się wykorzystywania narzędzi sztucznej inteligencji (AI) do generowania treści merytorycznych lub graficznych prezentowanych materiałów. Wszystkie informacje, ilustracje, wykresy i inne elementy posterów muszą być wynikiem pracy własnej uczestników lub rzetelnego opracowania istniejącej literatury z właściwym oznaczeniem źródeł.
  2. Postery i referaty mogą obejmować zarówno wyniki oryginalnych badań naukowych, jak i prace przeglądowe, pod warunkiem, że w sposób przejrzysty i merytoryczny przedstawiają aktualny stan wiedzy w danej dziedzinie oraz wnoszą wartość dla uczestników Konferencji.
  3. W przypadku naruszenia powyższych zasad Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia posteru lub referatu z prezentacji oraz do podjęcia odpowiednich działań dyscyplinarnych wobec autora/autorki, włącznie z odmową publikacji streszczenia w materiałach konferencyjnych.

 

4.4. Prezentacja posteru i/lub referatu

  1. Sesje posterowe i referatowe odbywają się w terminie i miejscu wskazanym w programie Konferencji.
  2. Podczas sesji posterowej Autor (lub wyznaczony współautor) jest zobowiązany do obecności przy posterze w wyznaczonym czasie.
  3. Podczas sesji autor prezentuje pracę, omawia jej założenia i wyniki oraz odpowiada na pytania uczestników Konferencji.

 

§5 Rejestracja Konferencji i wizerunek Uczestników

  1. Organizator informuje, że Konferencja będzie utrwalana w formie fotografii oraz nagrań audiowideo w celach dokumentacyjnych, edukacyjnych oraz promocyjnych Organizatora i Konferencji.
  2. Utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku Uczestników w postaci ogólnych ujęć Konferencji, na których wizerunek Uczestnika stanowi jedynie element całości (zgromadzenia), odbywa się zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim oraz na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  3. Utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika w postaci zbliżeń, indywidualnych wypowiedzi lub materiałów, w których wizerunek Uczestnika stanowi główny element, odbywa się wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody Uczestnika (art. 81 ustawy o prawie autorskim oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  4. Wizerunek Uczestników może być rozpowszechniany na stronach internetowych Organizatora i Konferencji, w materiałach informacyjnych i promocyjnych oraz w mediach społecznościowych Organizatora.
  5. Uczestnik ma prawo w dowolnym momencie cofnąć udzieloną zgodę na przetwarzanie i rozpowszechnianie wizerunku, bez wpływu na zgodność z prawem działań podjętych przed jej cofnięciem.
  6. Rejestrowanie przebiegu Konferencji w formie fotografii lub nagrań audiowideo przez Uczestników wymaga uprzedniej zgody Organizatora.

 

§6 Ochrona danych osobowych

  1. Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Uniwersytet Rzeszowski informuje:

a)     Administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Rzeszowski reprezentowany przez Rektora z siedzibą: Aleja Rejtana 16c, 35-959 Rzeszów;

b)     Dane osobowe przetwarzane będą w celu organizacji i przeprowadzenia konferencji;

c)     Podstawą do przetwarzania danych osobowych jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych;

d)     Podanie danych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji celów, do jakich zostały zebrane

§7 Postanowienia końcowe

  1. Regulamin obowiązuje wszystkich uczestników, prelegentów, sponsorów i partnerów Konferencji od dnia jego publikacji.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu oraz do interpretacji jego zapisów w przypadku wątpliwości lub sporów. Aktualna wersja Regulaminu będzie każdorazowo udostępniana uczestnikom Konferencji.
  3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego.
  4. Przebieg Konferencji może być fotografowany, nagrywany i udostępniany w mediach publicznych i społecznościowych, z poszanowaniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i wizerunku.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia Konferencji z przyczyn od niego niezależnych (np. siła wyższa, decyzje administracyjne, sytuacje nadzwyczajne).
  6. Koszty pobytu i podróży Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
  7. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone na terenie obiektu, w którym odbywa się Konferencja.
  8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy osobiste Uczestników, które mogą zostać zgubione, uszkodzone lub skradzione w trakcie Konferencji.
  9. Wysłanie zgłoszenia udziału w Konferencji (formularza rejestracyjnego) jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu oraz wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora w celach określonych w § 5 i 6 Regulaminu.
  10. Wysłanie zgłoszenia udziału w Konferencji (formularza rejestracyjnego) jest równoznaczne z wyrażaniem nieodpłatnej zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku na zasadach i w zakresie wskazanym w § 5 Regulaminu.
  11. Wszelkie pytania i uwagi dotyczące Konferencji można kierować na adres e-mail: sknmindlab@ur.edu.pl