Archiwalne zapytania ofertowe

Zapytanie ofertowe - Zadanie: Organizacja Konferencji Podsumowującej

Zadanie: Organizacja Konferencji Podsumowującej
termin składania ofert: do piątku 28-02-2014 g.12:00

 

Czas trwania: około 90 min

Miejsce: Aula Bud. A0, ul. Rejtana 16c

Liczba uczestników min. 120 osób

Data 25.03.2014

Godz: 13:00

 

Zadania (w tym):

  • Przygotowanie scenariusza konferencji (do akceptacji przez zamawiającego)
  • Catering w ramach konferencji* wraz z obsługą, uwzględniający liczbę gości (min. 120 osób)
  • Obsługa konferencji minimum 3 osoby
  • Przygotowanie, wstępna weryfikacja listy i „rekrutacja” zaproszonych gości wg ustaleń (branża biznes, władze miasta, medycyna, transfer technologii)
  • Opracowanie  koncepcji  graficznej  konferencji  i  przygotowanie  materiałów  wg. tej koncepcji
  • Przygotowanie graficzne i dystrybucja zaproszeń
  • Przygotowanie i „rekrutacja” minimum  3 prelegentów ze sfery biznesu/administracji (po konsultacji z Zamawiającym)
  • Zapewnienie obecności lokalnych mediów – TVP, radio, prasa
  • Przygotowanie info dla mediów na nośniku elektronicznym (CD lub pendrive)
  • Emisja materiału filmowego podsumowującego projekt 5-6 minut (gotowy film)
  • Przygotowanie i emisja prezentacji 3D na wskazany temat 10+ slajdów (oferta naukowo-badawcza URz./ możliwości współpracy z biznesem / nowe projekty)
  • Prowadzenie przez konferansjera podczas całej konferencji
  • Organizacja panelu dyskusyjnego bądź prelekcje – oferta naukowo-badawcza URz./ możliwości współpracy z biznesem / Perspektywiczne kierunki rozwoju URz
  • Opracowanie graficzne i druk materiałów informacyjnych (ulotka, papierowa torba z nadrukiem, 20 sztuk plakatów A2 + gadżet reklamowy)
  • Oprawa muzyczna na zakończenie konferencji (można rozważyć  udział Instytutu Muzyki URz.)
  • Przygotowanie mini galerii plakatów w kuluarach (20 szt.)
  • Opracowanie dwuminutowej relacji filmowej z konferencji zapisanej w jakości odtwarzania full HD, wraz z oprawą muzyczną.
  • Wszelkie inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia

 

 

*Catering w ramach konferencji

  • Kawa i herbata (bez ograniczeń) w tym. termosy z gorącą wodą lub z herbatą i kawą, cukier, cytryny do herbaty, śmietankę do kawy.
  • Ciasteczka koktajlowe 10 dkg/os.
  • Napoje i soki i woda mineralna (0,5 l/os.)
  • nie mniej niż 25 litrów soku pomarańczowego lub podobnego podanego w dzbankach
  • nie mniej niż 25 litów soku jabłkowego lub podobnego podanego w dzbankach
  • wody niegazowanej – nie mniej niż 100 ml na osobę
  • Ciepłe dania składające się z jednej z nast. pozycji:
  • Zraz zawijany, Rolada, Talarki wieprzowe, Filet drobiowy w kokosie (2 rodzaje mięs po 6 dkg/os.), gulasz – bogracz.
  • Ryba po Grecku lub w cieście  po 12 dkg/os.
  • Ziemniaki młode lub opiekane 20 dkg/os
  • Surówka 2 rodzaje tj. razem 15 dkg/os.
  • Kompot 250 ml/os.

+ Obsługa (dania podaje się na stojąco)

  • Sposób podania: w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem talerzy (głębokich i płytkich) i talerzyków (zestawy porcelanowe), serwetek, szklanek , sztućców i filiżanek w ilości wystarczającej dla obsłużenia każdego uczestnika.
  • Wykonawca odpowiada za dowóz poczęstunku na miejsce wskazane przez Zamawiającego najpóźniej 30 min. przed rozpoczęciem spotkania.
  • Wykonawca zabiera naczynia i resztki poczęstunku najpóźniej 60 min. po zakończeniu spotkania.
  • Wykonawca odpowiada za podanie poczęstunku zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i żywienia.

 

 

 

 

wstecz