Regulamin Konferencji
Regulamin Ogólnopolskiej Konferencji Naukowej „BIORESPONSE – od cząsteczki do systemu” organizowanej przez Uniwersytet Rzeszowski w ramach programu RID (Regionalna Inicjatywa Doskonałości) – Doskonałe Podkarpacie. Dofinansowano ze środków Ministra Nauki w ramach Programu „Regionalna inicjatywa doskonałości”. Umowa nr RID/SP/0010/2024/1.
§1 Postanowienia ogólne
1. Niniejszy Regulamin określa zasady organizacji oraz uczestnictwa w ogólnopolskiej konferencji naukowej „BIORESPONSE – od cząsteczki do systemu”, zwanej dalej „Konferencją”.
2. Organizatorem Konferencji są pracownicy Wydziału Biologii, Ochrony Przyrody i Zrównoważonego Rozwoju Uniwersytetu Rzeszowskiego w ramach realizacji programu RID – Regionalna Inicjatywa Doskonałości, zwani dalej „Organizatorem”.
3. Konferencja ma charakter ogólnopolski.
4. Konferencja odbywa się w formie hybrydowej, umożliwiającej udział uczestników:
- stacjonarnie w siedzibie Uniwersytetu Rzeszowskiego (prezentacja prac naukowych w formie wystąpienia ustnego lub posteru),
- zdalnie z wykorzystaniem platformy komunikacji elektronicznej wskazanej przez Organizatora (tylko w odniesieniu do prezentacji prac naukowych w formie wystąpienia ustnego).
5. Konferencja przewiduje wyłącznie uczestnictwo aktywne, polegające na prezentacji pracy naukowej w formie wystąpienia ustnego lub posteru.
6. Miejscem Konferencji jest Uniwersytet Rzeszowski w Rzeszowie.
7. Termin konferencji: 23 września 2026 r.
8. Konferencja ma charakter naukowy, odbywa się zgodnie z aktualnym stanem wiedzy naukowej, obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami etyki akademickiej.
9. Tematyka Konferencji obejmuje zagadnienia dotyczące odpowiedzi systemów biologicznych na zmienne warunki otaczającego środowiska analizowane na różnych poziomach organizacji życia, w szczególności: poziomie molekularnym, poziomie komórkowym, poziomie organizmalnym, poziomie populacyjnym i ekosystemowym.
10. Celem Konferencji jest prezentacja wyników badań naukowych oraz wymiana wiedzy i doświadczeń pomiędzy badaczami reprezentującymi różne obszary nauk biologicznych i dyscyplin pokrewnych.
§2 Uczestnicy Konferencji
1. Uczestnikami Konferencji mogą być:
a) nauczyciele akademiccy oraz pracownicy naukowi uczelni oraz instytutów badawczych,
b) doktoranci,
c) studenci kierunków biologicznych, biotechnologicznych i pokrewnych,
d) inne osoby prowadzące działalność badawczą zgodną z tematyką Konferencji, zaakceptowane przez Komitet Naukowy Konferencji
2. Konferencja przewiduje wyłącznie uczestnictwo aktywne, polegające na prezentacji pracy naukowej w formie wystąpienia ustnego lub posteru.
3. Każdy uczestnik może zaprezentować podczas Konferencji tylko jedno wystąpienie naukowe jako pierwszy autor, w jednej z form prezentacji przewidzianych przez Organizatora (referat ustny lub poster).
4. Warunkiem udziału w Konferencji jest:
a) dokonanie pełnej rejestracji poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej Konferencji (wraz z wymaganymi oświadczeniami),
b) zgłoszenie i przesłanie abstraktu pracy,
c) akceptacja zgłoszenia przez członków Komitetu Naukowego.
5. Spośród uczestników zgłaszających wystąpienie w formie posteru i kwalifikujących się jako młodzi naukowcy, członkowie Komitetu Naukowego Konferencji wybiorą zgłoszenia przeznaczone do prezentacji podczas sesji „Flash poster”.
6. „Młodym naukowcem” jest osoba prowadząca działalność naukową, która nie ukończyła 40 roku życia:
- jest studentem lub doktorantem kierunków biologicznych, biotechnologicznych lub pokrewnych,
- nauczycielem akademickim i nie posiada stopnia doktora,
- posiada stopień doktora, od uzyskania którego nie upłynęło 7 lat.
7. Sesja „Flash poster” polega na przedstawieniu wyników badań w formie posteru elektronicznego oraz omówieniu najważniejszych aspektów badań podczas 5-minutowej prezentacji ustnej.
8. Zakwalifikowanie wystąpienia do sesji „Flash poster” nie wyklucza uczestnika z udziału w standardowej sesji posterowej.
9. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy udziału osobom naruszającym postanowienia niniejszego Regulaminu, obowiązujące przepisy prawa lub zasady etyki akademickiej.
10. Udział w Konferencji jest bezpłatny, przy czym organizator nie pokrywa kosztów noclegów, dojazdu czy diet.
11. Liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona.
12. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zamknięcia rejestracji po wyczerpaniu limitu miejsc.
§3 Rejestracja uczestników i zasady zgłoszeń
1. Rejestracja uczestników odbywa się poprzez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie Konferencji.
2. W formularzu uczestnik zobowiązany jest podać wszystkie dane niezbędne do organizacji Konferencji wraz z wymaganymi oświadczeniami.
3. Termin rejestracji określany jest w komunikatach Organizatora publikowanych na stronie Konferencji.
4. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zamknięcia rejestracji po wyczerpaniu limitu miejsc.
5. Konferencja przewiduje wyłącznie uczestnictwo aktywne.
6. Każdy uczestnik może zaprezentować podczas Konferencji tylko jedno wystąpienie naukowe jako pierwszy autor.
7. W ramach Konferencji przewiduje się następujące formy prezentacji:
- wystąpienie ustne w miejscu konferencji
- wystąpienie ustne online
- poster naukowy
8. Zgłoszenie udziału obejmuje przesłanie abstraktu w języku polskim zgodnie z wytycznymi Organizatora, w wyznaczonym terminie na adres e-mail: bioresponse2026@ur.edu.pl
9. Wszystkie zgłoszenia podlegają weryfikacji formalnej i merytorycznej przez członków Komitetu Naukowego. Kryteria weryfikacji obejmują: zgodność tematyki z profilem Konferencji, wartość naukową pracy, poprawność językową i jakość przygotowania abstraktu.
10. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia lub wystosowania prośby o poprawę zgłoszenia niespełniającego wymogów formalnych lub merytorycznych.
11. Szczegółowe informacje dotyczące czasu prezentacji ustnych, wymogów technicznych posterów oraz wytycznych abstraktów zostaną określone w komunikatach Organizatora opublikowanych na stronie Konferencji lub przekazane uczestnikom w komunikatach organizacyjnych.
12. Sesje referatowe i posterowe odbywają się w terminie, formie i miejscu wskazanym w programie Konferencji.
13. Podczas sesji posterowej autor jest zobowiązany do obecności przy posterze w wyznaczonym czasie i odpowiedzi na pytania uczestników Konferencji i członków Komitetu Naukowego.
14. Członkowie Komitetu Naukowego w trakcie konferencji dokonają oceny prezentacji, biorąc pod uwagę kryteria dotyczące: wartości naukowej i poprawności metodologicznej prac, innowacyjności badań, przejrzystości i estetyki prezentacji wyników, odpowiedzi na pytania i omówienia wyników przez autora.
15. Na podstawie oceny prezentacji przewidywane jest przyznanie nagród i wyróżnień w kategoriach ustalonych przez Organizatora.
16. Nagrody i wyróżnienia mogą być przyznawane w formie certyfikatów lub drobnych nagród rzeczowych.
§4 Publikacja materiałów konferencyjnych
1. Streszczenia prac zgłoszonych przez uczestników i zaakceptowanych przez członków Komitetu Naukowego konferencji zostaną opublikowane w Książce Abstraktów Konferencji „BIORESPONSE”.
2. Publikacja będzie miała formę elektroniczną z nadanym numerem ISBN.
3. Organizator zastrzega sobie możliwość opublikowania materiałów konferencyjnych w repozytorium Uniwersytetu Rzeszowskiego.
4. Dostęp do materiałów opublikowanych w repozytorium będzie miał charakter otwarty i nieodpłatny.
5. Zgłoszenie abstraktu jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na jego nieodpłatną publikację w materiałach konferencyjnych.
§5 Rejestracja wydarzenia i wizerunek uczestników
1. Konferencja może być dokumentowana w formie fotografii oraz nagrań audio-wideo.
2. Materiały te mogą być wykorzystywane w celach dokumentacyjnych, edukacyjnych oraz promocyjnych Konferencji i Organizatora.
3. Utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku uczestników w ujęciach ogólnych wydarzenia odbywa się zgodnie z przepisami ustawy o prawie autorskim oraz RODO.
4. Utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku uczestników, w których wizerunek Uczestnika stanowi główny element, odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody Uczestnika (art. 81 ustawy o prawie autorskim oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wypełnianej jako oświadczenie w formularzu rejestracyjnym konferencji.
5. Wizerunek Uczestnika nie może być użyty w formie lub publikacji dla niego obraźliwej lub naruszać w inny sposób jego dóbr osobistych.
§6 Ochrona danych osobowych
Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych – RODO z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) Organizator informuję, iż:
1) Administratorem Danych Osobowych jest Uniwersytet Rzeszowski, al. Rejtana 16 C, 35-959 Rzeszów, reprezentowany przez Rektora,
2) Administrator danych osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: iod@ur.edu.pl,
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu organizacji, przeprowadzenia i dokumentacji konferencji na podstawie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b – w celu realizacji zgłoszenia i uczestnictwa w konferencji oraz art. 6 ust. 1 lit. f – w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora polegającym na dokumentowaniu i promocji wydarzenia naukowego,
4) Przetwarzanie Pani/Pana wizerunku (zdjęcia, nagrania wideo) odbywa się wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
5) Wizerunek może być wykorzystywany w materiałach promocyjnych, informacyjnych, relacjach z konferencji, na stronach internetowych organizatora i w mediach społecznościowych,
6) Wyrażenie zgody jest dobrowolne i niezbędne tylko do publikacji wizerunku; brak zgody nie uniemożliwia udziału w konferencji,
7) Dane osobowe nie będą udostępnianie podmiotom zewnętrznym z wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa,
8) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych w zakresie danych udostępnionych w programie konferencji (np. imię, nazwisko, afiliacja) będą uczestnicy konferencji oraz odbiorcy materiałów konferencyjnych,
9) Pana/Pani dane osobowe przechowywane będą przez okres przez okres niezbędny do realizacji celów związanych z organizacją konferencji oraz przez okres wymagany przepisami prawa i regulacjami obowiązującymi u administratora,
10) posiada Pani/Pan prawo do: żądania od Administratora Danych dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych,
11) posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w każdym momencie,
12) ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do UODO, gdy uzasadnione jest, że Pana/Pani dane osobowe przetwarzane są przez Administratora Danych niezgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
13) podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji celów, do jakich zostały zebrane; w tym jest niezbędne do rejestracji i udziału w konferencji.
§7 Postanowienia końcowe
1. Regulamin obowiązuje wszystkich uczestników, prelegentów i partnerów Konferencji od dnia jego publikacji.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie.
3. Aktualna wersja Regulaminu będzie dostępna na stronie Konferencji.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia Konferencji z przyczyn od niego niezależnych.
5. Koszty noclegów, pobytu i podróży Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy osobiste uczestników w trakcie Konferencji.
7. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone na terenie obiektu, w którym odbywa się Konferencja.
8. Wysłanie zgłoszenia udziału w Konferencji (formularza rejestracyjnego) jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu oraz wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora w celach określonych w § 5 i 6 Regulaminu.
9. Wysłanie zgłoszenia udziału w Konferencji (formularza rejestracyjnego) jest równoznaczne z wyrażaniem nieodpłatnej zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku na zasadach i w zakresie wskazanym w § 5 Regulaminu.
10. Wszelkie pytania i uwagi dotyczące Konferencji można kierować na adres e-mail: bioresponse2026@ur.edu.pl