Regulamin konferencji

Regulamin Ogólnopolskiej Studenckiej Konferencji Naukowej „Next Gen of Biology”
organizowanej przez studentów kierunku Biologia Uniwersytetu Rzeszowskiego oraz Studenckie Koło Naukowe Biologów Uniwersytetu Rzeszowskiego.          

§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady organizacji, uczestnictwa, współpracy ze sponsorami oraz procedury sesji posterowej, w tym zgłoszeń, prezentacji i oceny posterów, podczas Ogólnopolskiej Studenckiej Konferencji Naukowej „Next Gen of Biology”, zwanej dalej „Konferencją”.
2. Organizatorem Konferencji są Studenci kierunku Biologia działającego przy Wydziale Biologii, Ochrony Przyrody i Zrównoważonego Rozwoju Uniwersytetu Rzeszowskiego oraz Studenckie Koło Naukowe Biologów Uniwersytetu Rzeszowskiego, zwani dalej „Organizatorem”.
3. Konferencja odbywa się w formie stacjonarnej.
4. Miejscem wydarzenia jest Wydział Biologii, Ochrony Przyrody i Zrównoważonego Rozwoju Uniwersytetu Rzeszowskiego w Rzeszowie. Termin Konferencji: 22 maja 2026 r.
5. Konferencja ma charakter naukowy i edukacyjny oraz odbywa się zgodnie z aktualnym stanem wiedzy biologicznej i biomedycznej, obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami etyki.
6. Konferencja koncentruje się na zagadnieniach z zakresu biologii, biotechnologii, nauk
   o środowisku i dyscyplin pokrewnych, promując wymianę doświadczeń pomiędzy studentami, doktorantami i młodymi naukowcami z całej Polski.

§2 Uczestnicy

1. Uczestnikami Konferencji mogą być:

a)      Studenci studiów I, II stopnia oraz jednolitych studiów magisterskich kierunków biologicznych, biotechnologicznych i pokrewnych z uczelni w całej Polsce,

b)      Doktoranci oraz Młodzi Naukowcy (zasadniczo do 35. roku życia) reprezentujący dyscypliny związane z tematyką Konferencji,

c)      inne osoby zainteresowane tematyką Konferencji, zaakceptowane przez Komitet Naukowy powołany przez Dziekana Wydziału Biologii, Ochrony Przyrody
i Zrównoważonego Rozwoju Uniwersytetu Rzeszowskiego.

2. Warunkiem udziału jest:

a)      dokonanie rejestracji za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego umieszczonego na stronie Uniwersytetu Rzeszowskiego lub stronie Konferencji,

b)      uiszczenie opłaty konferencyjnej w wysokości określonej przez Organizatora
i podanej w komunikacie konferencyjnym oraz na stronie Konferencji,
w wyznaczonym terminie.

3. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy udziału osobom naruszającym przepisy niniejszego Regulaminu, zasady bezpieczeństwa lub etyki akademickiej.
4. Uczestnikami aktywnymi mogą być Studenci, Doktoranci i Młodzi Naukowcy, którzy dokonali rejestracji, spełnili warunki uczestnictwa oraz zgłosili i przedstawili pracę zgodnie z §4 Sesja posterowa i referatowa.
5. Uczestnikiem biernym może być każda osoba, która spełnia warunki uczestnictwa określone w §2, uiściła opłatę konferencyjną i nie prezentuje pracy w sesji posterowej.
6. Termin rejestracji trwa od 19.01.2026 do 17.04.2026.
7. Liczba miejsc na Konferencji może być ograniczona. Organizator zastrzega sobie prawo wcześniejszego zamknięcia rejestracji po wyczerpaniu limitu miejsc.

§3 Sponsorzy i zasady sponsoringu

1. Sponsorem jest podmiot wspierający Konferencję finansowo lub rzeczowo, działający zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Formy sponsoringu obejmują:

a)      wsparcie finansowe poprzez przekazanie środków pieniężnych na podstawie umowy o darowiznę lub innej dopuszczalnej prawem formy współpracy na rzecz Konferencji organizowanej przez Uniwersytet Rzeszowski,

b)      wsparcie rzeczowe poprzez dostarczenie materiałów, nagród lub usług niezbędnych do realizacji Konferencji,

c)      inne formy wsparcia zaakceptowane przez Organizatora.

3. Sponsorzy mogą promować swoją działalność jedynie w zakresie uzgodnionym
   z Organizatorem, np. w materiałach konferencyjnych, na roll-upach, w mediach społecznościowych, na stoiskach wystawowych, z poszanowaniem niezależności naukowej Konferencji.
4. Sponsorzy nie mają wpływu na dobór tematów naukowych, treści merytorycznych ani decyzje dotyczące oceny prac oraz przyznawania nagród.

§4 Sesja posterowa i referatowa

4.1. Zasady uczestnictwa i zgłoszeń

1. Sesja posterowa i referatowa umożliwia prezentację wyników badań naukowych (doświadczalnych, teoretycznych, modelowych) oraz prac przeglądowych z zakresu biologii, biotechnologii i nauk pokrewnych.
2. Każdy uczestnik może zgłosić maksymalnie jeden poster lub referat jako pierwszy autor. Może być współautorem innych prac, zgodnie z zasadami określonymi przez Organizatora.
3. Zgłoszenie do sesji posterowej i referatowej kończy się wraz z dniem 30.04.2026, oraz odbywa się poprzez:

a)      wypełnienie formularza zgłoszeniowego na stronie internetowej Konferencji lub Uniwersytetu Rzeszowskiego,

b)      zaznaczenie w nim opcji aktywnego uczestnictwa,

c)      przesłanie abstraktu pracy w języku polskim i angielskim w wyznaczonym terminie na adres e-mail: ngb@ur.edu.pl.

4. Warunkiem zakwalifikowania abstraktu do sesji posterowej lub referatowej jest terminowe:

a)      przesłanie kompletnego zgłoszenia,

b)      akceptacja przez Komitet Naukowy,

c)      uiszczenie opłaty konferencyjnej w wyznaczonym terminie.

5. Uczestnik zobowiązany jest do dostarczenia wydrukowanej wersji postera w dniu Konferencji oraz do jego osobistej prezentacji i ewentualnego udzielania odpowiedzi na pytania podczas sesji.

4.2. Weryfikacja i akceptacja

1. Wszystkie zgłoszenia podlegają weryfikacji formalnej i merytorycznej przez Komitet Naukowy.
2. Kryteria weryfikacji obejmują w szczególności:

a)      zgodność tematyki z profilem Konferencji,

b)      wartość naukową i poprawność metodologiczną,

c)       poprawność językową,

d)      kompletność zgłoszenia oraz zgodność z wytycznymi redakcyjnymi.

3. Organizator zastrzega sobie prawo odrzucenia zgłoszenia, jeśli poster lub referat nie spełnia wymogów formalnych, merytorycznych lub narusza zasady etyki.

4.3. Wymogi techniczne posteru

1. Zalecane wymiary postera: format A0 (841 × 1189 mm), orientacja pionowa, chyba że Organizator wskaże inaczej w komunikacie technicznym.
2. Poster powinien zawierać:

a)       tytuł pracy,

b)      imiona i nazwiska autorów oraz afiliacje,

c)      wprowadzenie, cel pracy,

d)      materiał i metody / metodykę,

e)      najważniejsze wyniki,

f)        wnioski,

g)       niezbędne elementy graficzne (schematy, wykresy, ilustracje) przygotowane
z poszanowaniem praw autorskich.

3. Poster należy dostarczyć:

a)      w wersji elektronicznej w formacie PDF w terminie wskazanym przez Organizatora,

b)      w wersji fizycznej w dniu Konferencji, zgodnie z instrukcjami Organizatora (miejsce i czas ekspozycji).

6. Uczestnicy zobowiązani są do poszanowania praw autorskich i własności intelektualnej osób trzecich. Materiały przedstawiane w ramach Konferencji muszą być opracowane
   w całości przez autora/autorkę lub grupę autorską i nie mogą naruszać praw osób trzecich.
7. Zabrania się wykorzystywania narzędzi sztucznej inteligencji (AI) do generowania treści merytorycznych lub graficznych prezentowanych materiałów. Wszystkie informacje, ilustracje, wykresy i inne elementy posterów muszą być wynikiem pracy własnej uczestników lub rzetelnego opracowania istniejącej literatury z właściwym oznaczeniem źródeł.
8. Postery i referaty mogą obejmować zarówno wyniki oryginalnych badań naukowych, jak
   i prace przeglądowe, pod warunkiem, że w sposób przejrzysty i merytoryczny przedstawiają aktualny stan wiedzy w danej dziedzinie oraz wnoszą wartość dla uczestników Konferencji.
9. W przypadku naruszenia powyższych zasad Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia posteru lub referatu z prezentacji oraz do podjęcia odpowiednich działań dyscyplinarnych wobec autora/autorki, włącznie z odmową publikacji streszczenia
   w materiałach konferencyjnych.

4.4. Prezentacja posteru i/lub referatu

1. Sesje posterowe i referatowe odbywają się w terminie i miejscu wskazanym w programie Konferencji.
2. Podczas sesji posterowej Autor (lub wyznaczony współautor) jest zobowiązany do obecności przy posterze w wyznaczonym czasie.
3. Podczas sesji autor prezentuje pracę, omawia jej założenia i wyniki oraz odpowiada na pytania uczestników Konferencji i Komisji Oceny Posterów.

4.5. Ocena posterów i referatów

1. Komitet Naukowy lub powołana przez niego Komisja Oceny Posterów i Referatów dokonuje oceny prac według kryteriów:

a)      wartość naukowa,

b)      poprawność metodologiczna,

c)      przejrzystość i estetyka,

d)      umiejętność prezentacji oraz odpowiedzi na pytania.

4. Na podstawie oceny przyznawane są nagrody i wyróżnienia w kategoriach ustalonych przez Organizatora (np. najlepszy poster eksperymentalny, najlepszy poster przeglądowy, najlepsza prezentacja studencka).

4.6. Przewidywana forma rozpowszechniania

1. Streszczenia referatów oraz posterów Uczestników, po pozytywnej recenzji Komitetu Naukowego, zostaną opublikowane przez Wydawnictwo Uniwersytetu Rzeszowskiego
   w języku polskim w formie elektronicznej Książki Abstraktów Konferencji „Next Gen Biology” (Book of Abstracts) z nadanym numerem ISBN oraz inną formą publikacji określoną przez Organizatora.
2. Książka Abstraktów Konferencji „Next Gen Biology” zostanie zdeponowana
   w repozytorium Uniwersytetu Rzeszowskiego, a dostęp do niej będzie miał charakter otwarty i nieodpłatny.
3. Abstrakty nadesłane przez uczestników zostaną opublikowane wyłącznie w przypadku udziału autora (lub współautora wygłaszającego) w Konferencji oraz po uiszczeniu opłaty konferencyjnej.
4. Każdy uczestnik wyraża nieodpłatną zgodę na rozporządzanie i korzystanie z opracowania w postaci streszczenia (abstrakty) referatu i/lub posteru poprzez jego opublikowanie
   w języku polskim w formie elektronicznej w Książce Abstraktów Konferencji „Next Gen Biology” (Book of Abstracts) z nadanym numerem ISBN oraz poprzez inną formą publikacji określoną przez Organizatora (np. e-book, forma papierowa).

§5 Rejestracja Konferencji i wizerunek Uczestników

1. Organizator informuje, że Konferencja będzie utrwalana w formie fotografii oraz nagrań audiowideo w celach dokumentacyjnych, edukacyjnych oraz promocyjnych Organizatora i Konferencji.
2. Utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku Uczestników w postaci ogólnych ujęć Konferencji, na których wizerunek Uczestnika stanowi jedynie element całości (zgromadzenia), odbywa się zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim oraz na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika w postaci zbliżeń, indywidualnych wypowiedzi lub materiałów, w których wizerunek Uczestnika stanowi główny element, odbywa się wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody Uczestnika (art. 81 ustawy o prawie autorskim oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
4. Wizerunek Uczestników może być rozpowszechniany na stronach internetowych Organizatora i Konferencji, w materiałach informacyjnych i promocyjnych oraz w mediach społecznościowych Organizatora.
5. Uczestnik ma prawo w dowolnym momencie cofnąć udzieloną zgodę na przetwarzanie
   i rozpowszechnianie wizerunku, bez wpływu na zgodność z prawem działań podjętych przed jej cofnięciem.
6. Rejestrowanie przebiegu Konferencji w formie fotografii lub nagrań audiowideo przez Uczestników wymaga uprzedniej zgody Organizatora.

§6 Ochrona danych osobowych

1. Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Uniwersytet Rzeszowski informuje:

a)      Administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Rzeszowski reprezentowany przez Rektora z siedzibą: Aleja Rejtana 16c, 35-959 Rzeszów;

b)      Administrator danych osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: iod@ur.edu.pl;

c)      Dane osobowe przetwarzane będą w celu organizacji i przeprowadzenia konferencji;

d)      Podstawą do przetwarzania danych osobowych jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych;

e)      Podanie danych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji celów, do jakich zostały zebrane;

f)        Dane nie będą udostępnianie podmiotom zewnętrznym z wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa (gdy dane będą przekazywane innym podmiotom należy wskazać te podmioty);

g)       Dane przechowywane będą przez okres 1 roku;

h)      Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do: ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie;

i)        Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

§7 Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje wszystkich uczestników, prelegentów, sponsorów i partnerów Konferencji od dnia jego publikacji na stronie Konferencji.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu oraz do interpretacji jego zapisów w przypadku wątpliwości lub sporów. Aktualna wersja Regulaminu będzie każdorazowo dostępna na stronie Konferencji.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego.
4. Przebieg Konferencji może być fotografowany, nagrywany i udostępniany w mediach publicznych i społecznościowych, z poszanowaniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i wizerunku.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia Konferencji z przyczyn od niego niezależnych (np. siła wyższa, decyzje administracyjne, sytuacje nadzwyczajne).
   W takim przypadku zasady zwrotu opłat konferencyjnych zostaną określone w osobnym komunikacie.
6. Koszty pobytu i podróży Uczestnik pokrywa we własnym zakresie, chyba że Organizator postanowi inaczej w odrębnym komunikacie.
7. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone na terenie obiektu, w którym odbywa się Konferencja.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy osobiste Uczestników, które mogą zostać zgubione, uszkodzone lub skradzione w trakcie Konferencji.
9. Wysłanie zgłoszenia udziału w Konferencji (formularza rejestracyjnego) jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu oraz wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora w celach określonych w § 5 i 6 Regulaminu.
10. Wysłanie zgłoszenia udziału w Konferencji (formularza rejestracyjnego) jest równoznaczne z wyrażaniem nieodpłatnej zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku na zasadach i w zakresie wskazanym w § 5 Regulaminu.
11. Wszelkie pytania i uwagi dotyczące Konferencji można kierować na adres e-mail: ngb@ur.edu.pl.