
1. Złożenie wniosku o wyjazd zagraniczny.
Student Uniwersytetu Rzeszowskiego, który zamierza wyjechać służbowo za granicę składa zatwierdzony Dziekana Kolegium Wniosek o wyjazd zagraniczny - minimum 10 dni przed planowanym wyjazdem:
- wyjazd naukowy - Dział Nauki (Al. Rejtana 16 C)
- wyjazd dydaktyczny - Dział Kształcenia, Sekcja Wymiany Akademickiej i Studentów Zagranicznych (ul. Ćwiklińskiej 1, Bud. D2, I piętro, pok. 112)
Dziekan Kolegium określa wysokość środków finansowych przyznanych studentowi na wyjazd służbowy oraz źródło finansowania.
Do wniosku należy dołączyć:
- program konferencji, zaproszenie - w przypadku wyjazdu na konferencję
- krótki program pobytu, zaproszenie - w przypadku wyjazdu w celu realizacji tematu badawczego, wyjazdu na staż
Po zatwierdzeniu wyjazdu przez Prorektora, właściwy pracownik rejestruje wyjazd studenta w systemie EOD.
Przy wyjeździe grupowym studentów UR, opiekun grupy składa podanie o zgodę wyjazd z podaniem szczegółów wyjazdu oraz źródła finansowania. Do podania powinna zostać dołączona lista studentów (nazwisko, imię, kierunek studiów, PESEL).
2. Koszty podróży
- Zakup biletu
Studenci wyjeżdżający służbowo za granicę dokonują osobiście rezerwacji i zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych i promowych.
Do właściwego Działu należy dostarczyć fakturę wystawioną na Uniwersytet Rzeszowski (ul. Rejtana 16 C, 35-959 Rzeszów, NIP 813-32-38-822).
- Podróż samochodem prywatnym
Student podróżujący samochodem prywatnym składa wraz z Wnioskiem o wyjazd zagraniczny - podanie oraz umowę o użycie samochodu prywatnego do celów służbowych
Rozliczenie następuje po powrocie na podstawie złożonej ewidencji przebiegu pojazdu
3. Diety
Dział realizujący wyjazd studenta nalicza diety pobytowe, hotelowe i dojazdowe zgodnie ze stawkami uwzględnionymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej
Diety naliczane są do wysokości środków finansowych przyznanych przez władze Kolegium na wyjazd studenta.
Zwrot kosztów podróży i diet nastąpi po powrocie studenta z zagranicy do wysokości przyznanych środków.
4. Ubezpieczenie
- Wyjazd do krajów objętych ubezpieczeniem NFZ
- Na wyjazd do pozostałych krajów studenci UR zobowiązani są wykupić we własnym zakresie ubezpieczenie zdrowotne i od następstw nieszczęśliwych wypadków.
5. Formalności wizowe
Wyjeżdżający służbowo za granicę załatwiają formalności wizowe osobiście w działach wizowych ambasad i konsulatów lub za pośrednictwem biur turystycznych.
W razie potrzeby właściwy Dział przygotowuje pismo do odpowiedniej ambasady/konsulatu potwierdzające wyjazd służbowy i wydaje je osobie wyjeżdżającej.
Rozliczenie za zakup wizy następuje po powrocie studenta z wyjazdu służbowego na podstawie rachunku za wizę (akceptowana jest kopia) oraz kopii wizy.
6. Rejestracja w systemie Odyseusz
Ministerstwo Spraw Zagranicznych zaleca polskim obywatelom zarejestrowanie się w systemie Odyseusz przy każdej podróży zagranicznej
7. Rozliczenie wyjazdu służbowego
Do 7 dni po powrocie, student zobowiązany jest do rozliczenia się z wyjazdu, składając nw. dokumenty:
- wypełnione oświadczenia do rozliczenia podróży służbowej
- rachunek za nocleg (wystawione na Uniwersytet Rzeszowski, ul. Rejtana 16 C, 35-959 Rzeszów, NIP 813-32-38-822)
- bilety, karty pokładowe, fakturę za zakup biletu
Zasady wyjazdów w ramach Programu Erasmus+ dostępne są TUTAJ.
Zasady wyjazdów w ramach projektów realizowanych przez UR znajdują się na stronach poszczególnych projektów.