Zasady wyjazdów pracowników za granicę

ZASADY WYJAZDÓW
PRACOWNIKÓW UNIWERSYTETU RZESZOWSKIEGO ZA GRANICĘ

 

 

1. Rejestracja wniosku o wyjazd zagraniczny.

 

Pracownik UR, który zamierza wyjechać służbowo za granicę rejestruje wniosek na wyjazd zagraniczny w systemie na stronie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) minimum 14 dni przed planowanym wyjazdem.

 

Do wniosku należy dołączyć załączniki (np. zaproszenie, informację o konferencji, krótki program pobytu - w przypadku wyjazdu w celu realizacji tematu badawczego, itp.)

 

Opłatę konferencyjną należy zapłacić oddzielnie przelewem, składając odpowiedni druk w Kwesturze. Opłata konferencyjna nie jest kosztem delegacji zagranicznej.

 

Przełożony wraz z dysponentem środków określają źródło finansowania oraz wysokość środków finansowych przyznanych pracownikowi na wyjazd służbowy.

 

Przy wyjeździe na staż dłuższy niż miesiąc pracownik składa również akceptację Rady Wydziału. Przed wyjazdem na taki staż pracownik podpisuje umowę, na podstawie której otrzymuje 30% wynagrodzenia od drugiego miesiąca trwania stażu.

 

Szczegółowa instrukcja wypełniania "Wniosku o wyjazd zagraniczny" w systemie EOD.

 

2. Zaliczka

 

Pracownik UR może otrzymać przed wyjazdem zaliczkę na wyjazd za granicę w złotówkach na swoje konto na:

- podróż

- diety

 

3. Podróż

 

- Pracownicy wyjeżdżający służbowo za granicę dokonują osobiście rezerwacji i odbioru biletów lotniczych, kolejowych, autokarowych i promowych. Do UR należy dostarczyć fakturę wystawioną na Uniwersytet Rzeszowski (ul. Rejtana 16 C, 35-959 Rzeszów), NIP 813-32-38-822.

- Pracownik podróżujący samochodem prywatnym wypełnia odpowiednie pole w systemie EOD.

 

4. Ubezpieczenie

Wyjazd do krajów objętych ubezpieczeniem NFZ

- Na wyjazd do pozostałych krajów pracownicy UR objęci są ubezpieczeniem zdrowotnym, na podstawie polisy, którą otrzymają przed wyjazdem.

Ubezpieczenie nie dotyczy następstw nieszczęśliwych wypadków.

 

5. Formalności wizowe

Wyjeżdżający służbowo za granicę załatwiają formalności wizowe osobiście w działach wizowych ambasad i konsulatów lub za pośrednictwem biur turystycznych.

W razie potrzeby pracownik przygotowuje pismo do odpowiedniej ambasady/konsulatu potwierdzające wyjazd służbowy i wydaje je osobie wyjeżdżającej.

 

6. Rejestracja w systemie Odyseusz

Ministerstwo Spraw Zagranicznych zaleca polskim obywatelom zarejestrowanie się w systemie Odyseusz przy każdej podróży zagranicznej

https://odyseusz.msz.gov.pl/

 

___________

 

7. Rozliczenie wyjazdu służbowego

Do 14 dni po powrocie, pracownik zobowiązany jest do rozliczenia się z wyjazdu za granicę. 

 

W systemie EOD pracownik wypełnia rozliczenie:

 

- wpisując dokładne daty, godziny wyjazdu i przyjazdu (oraz przekroczenia granicy polskiej w przypadku podróży lądowej, wylotu i przylotu do kraju - w przypadku podróży samolotem)

- wpisując liczbę zapewnionych posiłków

- dołączając załączniki (np. fakturę za bilet lotniczy, nocleg, bilety itp.)

- dołączając sprawozdanie z wyjazdu

 

System EOD nalicza diety pobytowe, hotelowe i dojazdowe zgodnie ze stawkami uwzględnionymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej

 

Do osoby odpowiedzialnej za rozliczenie należy dostarczyć:

- oryginały faktur i biletów.

 

Faktury muszą być wystawione na Uniwersytet Rzeszowski (Rejtana 16C, 35-959 Rzeszów, NIP 813-32-38-822)

Faktury w dewizach zostaną przeliczone na PLN odpowiednim kursem.

 

Całościowy koszt wyjazdu liczony jest do wysokości środków finansowych przyznanych na wyjazd pracownika.

 

Uniwersytet Rzeszowski
 
 ul. Rejtana 16 c, 35-959 Rzeszów
 
  
 
mgr Agnieszka Kuca [email protected]  - tel. +17 872 10 23