Ta strona używa cookie. Informacje o tym w jakich celach pliki cookie są używane znajdziesz w Polityce Prywatności.
W przeglądarce internetowej możesz określić warunki przechowywania i dostępu do cookies. Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookie, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.

Od 25 maja 2018 roku obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz dyrektywy 95/46/WE ("RODO"). W związku z tym chcielibyśmy poinformować o przetwarzaniu Twoich danych oraz zasadach, na jakich odbywa się to po dniu 25 maja 2018 roku. Szczegóły znajdują się tutaj.

Zamknij
  

O pisaniu e-maili, czyli siedem zasad, dzięki którym będziesz traktowany poważniej30.09.2018 00:00

 

Wykorzystanie poczty elektronicznej do kontaktów z wykładowcami jest od dłuższego już czasu bardzo rozpowszechnione. Wygoda, szybkość, bezpośredniość to główne zalety takiej komunikacji. Jednak w parze z nimi często idzie bylejakość oraz brak przywiązania do form grzecznościowych i językowych, przez co na skrzynki mailowe prowadzących zajęcia trafiają twory mailopodobne. Aby liczbę takich tworów zredukować do zera przygotowaliśmy listę kilku punktów, które pomogą Ci, Droga Studentko lub Studencie, odnaleźć się w skomplikowanym świecie mailowania z wykładowcami.

1. Jeżeli jeszcze nie masz, to załóż konto mailowe z "dorosłym" adresem. "Del_piero91" czy "klaudynkaaa17" z pewnością mają swój urok i są być może Twoimi pierwszymi mailami, z którymi ciężko Ci się rozstać, ale w tak zwanym prawdziwym życiu sprawiają, że uchodzisz za osobę niepoważną i niedojrzałą. Poza tym prędzej czy później to samo prawdziwe życie wymusi na Tobie założenie "oficjalnego" konta, firmowanego Twoim imieniem i nazwiskiem, którego będziesz używać chociażby do wysyłania CV i listów motywacyjnych. Wobec tego może warto takie konto założyć już teraz? Nic to nie kosztuje, trwa chwilę, a korzyści daje na całe życie.

2. Przygotowując e-mail nie zapomnij o wpisaniu tematu wiadomości. Nawet wtedy jeżeli ciężko Ci go wymyślić. Lepsze jakiekolwiek etykiety maili w skrzynce, niż bezkresny ciąg komunikatów "(brak tematu)", w którym nic nie można znaleźć.

3.  Jakim zwrotem rozpocząć mail do wykładowcy? Jakiś czas temu Michał Rusinek rozpętał małą burzę swoim stwierdzeniem, że nie odpisuje na maile zaczynające się słowem "witaj" lub "witam". Nie jesteśmy może aż tak krytyczni jak sekretarz Wisławy Szymborskiej, ale u nas też te zwroty powodują lekkie zażenowanie. Dlaczego? Bo wita zawsze pan domu, gospodarz spotkania czy uroczystości. Czy w komunikacji mailowej którakolwiek ze stron może być nazwana gospodarzem? Nie. Dlatego trochę lepsze będzie klasyczne "dzień dobry". A zdecydowanie lepsze – "Szanowna Pani Profesor", "Szanowny Panie Doktorze" itp. Dlaczego tak oficjalnie? Bo charakter kontaktów studenta z wykładowcą automatycznie narzuca pewne role, do których obie strony powinny się dostosować. Częścią tej roli dla studenta jest zachowanie pewnej dozy szacunku dla swojego nauczyciela i równocześnie osoby starszej. Z tego samego powodu zwrot "Drogi Panie Jakubie" do wykładowcy będzie zbyt daleko idącym spoufalaniem się. O ile nie ma nic złego w tym, gdy w taki sposób prowadzący rozpoczyna maila do studenta, to w drugą stronę jest to już niestosowne. Część wykładowców może przymknie na to oko, ale z pewnością znajdą się też tacy, którzy potraktują to zdecydowanie poważniej. Nie polecamy metody prób i błędów w rozpoznawaniu, do której z grup należy Twój wykładowca.

4. Skoro trafiłeś na studia, to prawdopodobnie udało Ci się zdać maturę z języka polskiego. Wiesz kiedy używa się wielkich liter, znasz ortografię, gramatykę i interpunkcję w stopniu przynajmniej zadowalającym. W takim razie nie powinieneś mieć problemów ze zbudowaniem prostego komunikatu, w którym przedstawisz powód i cel swojego maila. Poszczególne wątki swojej wypowiedzi rozdziel odstępami. Stosuj znaki diakrytyczne (to te małe ogonki i kreseczki przy niektórych literach) – nawet pisząc ze smartfona można ich używać. A jeżeli w trakcie pisania pod którymś z wyrazów zobaczysz czerwone podkreślenie, to zwróć na nie uwagę i zastanów się, dlaczego się tam pojawiło. Podpowiadamy ­– to nie po to, żeby Twój mail wyglądał ładnie i kolorowo.

5. A jak zakończyć? Podobnie jak zaczynałeś – z szacunkiem. "Z poważaniem" czy "z wyrazami szacunku" będą jak najbardziej na miejscu. Kolejna mała rada: "pozdrawiam" i jego odmiany są bardziej odpowiednie dla maili do kolegów i koleżanek, z tego samego powodu, dla którego nie zaczynasz maila od "Droga Pani Basiu" (patrz punkt 3). Do tego Twoje imię i nazwisko (lub nazwa specjalności i grupy, jeżeli piszesz w imieniu lub wspólnie z kolegami z grupowego adresu mailowego) na samym dole i mail jest gotowy.

6. Jeżeli masz przesłać jakąś pracę zaliczeniową, referat bądź prezentację, to nigdy nie wysyłaj pustego maila, z samym tylko załącznikiem. Gdy idziesz po wpis to bez słowa wrzucasz indeks do pokoju prowadzącego przez szparę pod drzwiami? No właśnie.

7. Gdy dostajesz wiadomość od prowadzącego, np. o odwołaniu zajęć, to potwierdź jej odebranie. Nie dlatego, że prowadzący będzie nerwowo obgryzał paznokcie zastanawiając się, czy ten mail dotarł. Powód jest inny – zwykle gdy ktoś przekazuje Ci jakąś informację, to oczekuje potwierdzenia, że wszystko zrozumiałeś. Czyli "oczywiście, dziękuję za informację" itp. Wbrew pozorom komunikacja mailowa bardzo przypomina komunikację tradycyjną. A raczej powinna przypominać, tylko wiele osób o tym nie pamięta. Dlatego mail z podobnymi słowami będzie jak najbardziej na miejscu.

Prawda, że proste? Wprowadzenie tych zasad w życie nie kosztuje wiele, a plusy z ich stosowania dostrzeżesz bardzo szybko.

Życzę samych owocnych korespondencji mailowych.

                                                                                                       

Dr Jakub Czopek

Katedra Pedagogiki Medialnej

 

Nasi partnerzy

Tweety na temat @UR_Rzeszow